Helferplan fürs Vereinsfest: so findet ihr genug Helfer

Die Schritte

1. Stationen und Bedarf sammeln

Schreibt jede Station auf, die besetzt sein muss: Aufbau, Grill, Kuchen, Getränke, Kasse, Parkplatz, Abbau. Notiert daneben, wie viele Leute dort gleichzeitig gebraucht werden. Fragt die, die es letztes Jahr gemacht haben; sie wissen, wo es eng wurde.

2. Schichten schneiden

Für eine Schicht von zwei bis drei Stunden sagen mehr Leute zu als für einen ganzen Tag. Plant Aufbau und Abbau als eigene Schichten, denn dafür braucht ihr oft die meisten Hände. Wo Geld oder Ware übergeben wird, etwa an der Kasse, lasst die Schichten ein paar Minuten überlappen.

3. Die Liste früh teilen

Je früher die Liste da ist, desto mehr Zeit haben Mitglieder, sich einzutragen. Zu jeder Schicht gehören Uhrzeit, Treffpunkt und ein Satz dazu, was zu tun ist. Teilt sie dort, wo eure Mitglieder ohnehin lesen: im Vereinsheim, per E-Mail oder in der Gruppe der Mannschaft.

4. Lücken gezielt schließen

Ein allgemeiner Aufruf füllt selten die letzten Plätze. Sprecht Leute direkt an, oder gebt einzelnen Mannschaften oder Abteilungen eine Station, die sie gemeinsam besetzen. Eltern der Jugend helfen oft gern bei einer Schicht, die zum Spiel ihrer Kinder passt.

5. Erinnern

Schickt zwei, drei Tage vorher eine kurze Erinnerung mit Uhrzeit und Treffpunkt. Wer absagen muss, soll wissen, bei wem er sich meldet.

6. Am Tag selbst

Eine Person behält den Überblick und ist für alle erreichbar. Sie hat den Plan mit den Telefonnummern dabei, damit Ausfälle schnell ersetzt werden. Druckt diese Liste nur für das Orga-Team; für einen Aushang reichen Station, Uhrzeit und Name.

7. Danken und festhalten

Ein Dank nach dem Fest, persönlich oder in einer kurzen Nachricht, ist der beste Grund, nächstes Jahr wieder dabei zu sein. Notiert gleich danach, welche Station zu knapp besetzt war und was gefehlt hat. Dann beginnt der nächste Plan nicht bei null.

Pflicht-Arbeitsstunden: was vorher geregelt sein muss

Manche Vereine verlangen von jedem Mitglied eine bestimmte Zahl Arbeitsstunden im Jahr. Eine solche Pflicht muss in der Satzung stehen, wie andere grundlegende Pflichten der Mitglieder auch; § 58 BGB nennt die Beiträge als Inhalt der Satzung. Dort steht auch, welche Arbeiten gemeint sind. Mehr als die Satzung vorsieht, könnt ihr von niemandem verlangen.

Wer seine Stunden nicht leistet, zahlt oft einen Ersatzbetrag. Üblich sind zwei Wege: Das Mitglied entscheidet sich bis zu einem Stichtag zwischen Arbeit und Zahlung, oder die Zahlung wird fällig, wenn die Stunden am Stichtag fehlen. Die Höhe legt ihr besser nicht in der Satzung fest, sondern lasst sie von Vorstand oder Mitgliederversammlung beschließen, zum Beispiel in der Beitragsordnung; dann lässt sie sich leichter anpassen. Regelt dabei gleich die Ausnahmen, etwa für Kinder, ältere Mitglieder oder bei Krankheit.

Achtet auf den Versicherungsschutz: Wer Arbeitsstunden leistet, die die Satzung vorschreibt, ist dabei in der Regel nicht gesetzlich unfallversichert, weil die Arbeit zur Mitgliedschaft gehört. Anders kann es bei Arbeiten sein, die deutlich über das hinausgehen, was von einem Mitglied gewöhnlich erwartet wird. Fragt bei eurer Vereinsversicherung oder eurem Landessportbund nach, welcher Schutz bei Arbeitseinsätzen besteht.

Damit am Ende des Jahres klar ist, wer seine Stunden geleistet hat, führt eine Liste pro Mitglied mit Datum, Tätigkeit und Dauer.

Quellen: § 58 BGB, Vereinsbrief, Arbeitseinsatz von Mitgliedern in der Satzung, VIBSS, gesetzliche Unfallversicherung im Sportverein. Stand: Oktober 2026. Das ist eine Übersicht, keine Rechts- oder Steuerberatung.