Checkliste

Vereinssoftware auswählen: 25 Fragen vor der Entscheidung

Fast jede Vereinssoftware hat eine Mitgliederliste. Die Unterschiede liegen beim Beitragseinzug, beim Umstieg, bei den Kosten und bei der Frage, wie viele im Vorstand mitarbeiten können. Mit diesen Fragen vergleicht ihr Angebote, bevor ihr Daten überträgt.

Zuerst: Welche Arbeit soll die Software abnehmen?

Schreibt im Vorstand auf, wer heute was macht und wo es hakt. Meist sind es diese Aufgaben:

  • Mitglieder aufnehmen: Anträge annehmen, Daten erfassen, Mitgliedsnummer vergeben.
  • Beiträge einziehen: Mandate verwalten, Lastschriften erstellen, Rücklastschriften klären.
  • Buchhaltung: Einnahmen und Ausgaben, Kassenprüfung, Zuwendungsbestätigungen.
  • Daten aktuell halten: Umzüge, neue Bankverbindungen, Kündigungen.
  • Kommunikation und Termine: Rundschreiben, Training, Veranstaltungen, Zusagen.
  • Vereinsleben: Website, Vermietung des Vereinsheims, Sponsoren.

Kaum ein Programm ist bei allem gleich gut. Entscheidet, welche zwei oder drei Aufgaben am meisten Zeit kosten, und vergleicht vor allem dort.

Die Checkliste

Daten und Datenschutz

  1. Wo stehen die Server, und wo liegen die Daten von Unterauftragnehmern, etwa beim E-Mail-Versand?
  2. Bekommt ihr einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und nennt er alle Dienstleister?
  3. Könnt ihr alle Mitglieder jederzeit exportieren, in einem Format, das andere Programme lesen?
  4. Was passiert mit den Daten, wenn ihr kündigt?
  5. Sehen Mitglieder nur ihre eigenen Daten, und lässt sich einschränken, was einzelne Vorstandsmitglieder sehen?

Beiträge und SEPA

  1. Können neue Mitglieder das SEPA-Mandat online erteilen, oder braucht ihr weiter Papier?
  2. Erstellt die Software eine SEPA-Datei (pain.008) für eure Bank oder reicht sie Lastschriften direkt ein? Oder exportiert sie nur eine Liste?
  3. Hilft sie bei Mandatsreferenz und Vorabinformation?
  4. Lassen sich eure Beitragsregeln abbilden: Familien, Abteilungen, Ermäßigungen, Eintritt im laufenden Jahr?
  5. Braucht ihr Buchhaltung und Zuwendungsbestätigungen im selben Programm, oder bleibt das bei eurem Steuerbüro?

Mitglieder und Vorstand

  1. Gibt es einen Online-Mitgliedsantrag, den ihr auf eure Website stellen könnt?
  2. Ändern Mitglieder Anschrift und Bankverbindung selbst, und erfahrt ihr davon?
  3. Wie viele Personen im Vorstand bekommen einen Zugang, und gibt es Rollen?
  4. Funktioniert alles im Browser auf dem Handy, oder braucht man eine App?
  5. Brauchen eure Übungsleiter Termine, Zusagen und Gruppenchats? Das können eigene Apps oft besser.

Umstieg

  1. Können eure bestehenden Mitglieder importiert werden, etwa aus Excel? Kostet das extra?
  2. Müssen Mitglieder für den Umstieg selbst etwas tun, zum Beispiel ein neues Mandat erteilen?
  3. Bleiben Mitgliedsnummern und Eintrittsdaten erhalten?
  4. Wer hilft bei Fragen, und wie schnell?
  5. Lässt sich die Software mit wenigen Mitgliedern in Ruhe testen?

Kosten

  1. Sind die Preise brutto oder netto? Manche Anbieter nennen Nettopreise oder verkaufen nur an Unternehmen; ein eingetragener Verein zahlt die Mehrwertsteuer meist mit.
  2. Wonach richtet sich der Preis: Mitglieder, Zugänge, Funktionen?
  3. Gibt es Einrichtungsgebühren, kostenpflichtige Zusatzmodule oder Gebühren pro Zahlung?
  4. Was kostet der nächstgrößere Tarif, wenn der Verein wächst?
  5. Wie lange läuft der Vertrag, und wie kündigt ihr?

Stand: Oktober 2026. Rechnet die Kosten für drei Jahre, mit eurer heutigen Mitgliederzahl und mit zehn Prozent mehr.

Wofür memberino passt und wofür nicht

Wir bauen memberino, deshalb hier ehrlich, wo es passt.

Es passt, wenn ihr vor allem Aufnahme und Mitgliederservice vereinfachen wollt: Online-Antrag mit SEPA-Mandat, ein Mitgliederbereich, in dem Mitglieder ihre Daten selbst ändern und online kündigen, ein Mitgliedsausweis in Apple Wallet, die Buchung des Vereinsheims, eine Sponsorentafel und eine Vereinswebsite. Jeder Tarif enthält alle Funktionen, und die Preise richten sich nur nach der Zahl der Mitglieder (Preise). Die Daten liegen in Frankfurt.

Es passt nicht, wenn ihr Buchhaltung, Zuwendungsbestätigungen oder eine SEPA-Datei aus derselben Software braucht: memberino exportiert die Mitglieder mit Bankverbindung als CSV für eure Banking-Software. Einen Import gibt es nicht; bestehende Mitglieder tragen sich über den Antragslink selbst ein. Es gibt einen Admin-Zugang pro Verein, keine App in den App-Stores und keine Trainings- oder Terminplanung.

Probiert memberino mit eurem Verein aus

Bis fünf Mitglieder ist memberino kostenlos und ohne Zeitlimit. So richtet ihr alles in Ruhe mit dem Vorstand ein, bevor der Link an alle geht.

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